QUY CHẾ
Tổ chức và hoạt động của các Ban chuyên môn và Văn phòng
Hiệp hội Doanh nghiệp tỉnh Thái Bình nhiệm kỳ 2017-2022
(Ban hành theo quyết định số 03/QĐ-HHDN, ngày 12 tháng 6 năm 2018
của Chủ tịch Hiệp hội doanh nghiệp tỉnh Thái Bình)

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Quy định chung
Quy chế này quy định về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, chế độ làm việc của các Ban chuyên môn và Văn phòng Hiệp hội doanh nghiệp tỉnh Thái Bình (sau đây gọi tắt là Hiệp hội).
Điều 2: Nguyên tắc làm việc
Nguyên tắc làm việc của các Ban chuyên môn và Văn phòng là Trưởng ban chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và Ban Thường vụ về các nhiệm vụ được phân công ở đơn vị mình. Các thành viên của các Ban chuyên môn và Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng ban về nhiệm vụ được giao.
Điều 3. Quản lý và sử dụng con dấu
Trưởng các Ban chuyên môn, Chánh Văn phòng được sử dụng con dấu và ký các văn bản trong phạm vi công việc và quyền hạn đã được phân công hoặc theo ủy quyền của Chủ tịch Hiệp hội.

Chương II
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
CỦA BAN TỔ CHỨC – HỘI VIÊN

Điều 4: Chức năng
Thực hiện công tác tổ chức bộ máy và phát triển hội viên. Đề xuất với BTV và BCH về bộ máy tổ chức của Hiệp hội bao gồm các Ban chuyên môn và các tổ chức trực thuộc; về công tác nhân sự, bố trí cán bộ trong bộ máy của Hiệp hội; về chương trình và biện pháp phát triển hội viên; về kế hoạch và biện pháp nắm vững hồ sơ hoạt động, những kiến nghị, đề xuất của các doanh nghiệp hội viên.
Tổ chức các hoạt động đào tạo, tư vấn và hỗ trợ hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị chức năng để tổ chức các loại hình đào tạo, tư vấn và hỗ trợ thích hợp nhằm nâng cao kiến thức về quản lý, khoa học kỹ thuật, công nghệ và chuyên môn nghiệp vụ cho các hội viên và các doanh nghiệp trong tỉnh; đồng thời trợ giúp các doanh nghiệp hội viên về một số lĩnh vực trong hoạt động sản xuất – kinh doanh – dịch vụ.

Điều 5. Nhiệm vụ.
1. Xây dựng chương trình công tác của Ban theo từng quý, sáu tháng, năm trình Ban Thường vụ thông qua và chủ động tổ chức thực hiện.
2. Hàng Quý báo cáo kết quả hoạt động của Ban bằng văn bản về Văn phòng để tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ Hiệp hội.
3. Lập hồ sơ trích ngang đầy đủ về các doanh nghiệp hội viên, sắp xếp danh sách hội viên theo địa bàn đăng ký kinh doanh và hoạt động chủ yếu (thành phố và các huyện), theo ngành nghề sản xuất, kinh doanh, dịch vụ chủ yếu và loại hình doanh nghiệp.
4. Xây dựng kế hoạch và biện pháp thực hiện nhiệm vụ phát triển hội viên và các tổ chức Hội thành viên trực thuộc Hiệp hội.
5. Hàng tháng báo cáo kết quả hoạt động của Ban bằng văn bản về Văn phòng để tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ Hiệp hội.
6. Phối hợp với các cơ quan chức năng của tỉnh làm công tác đào tạo để xây dựng kế hoạch đào tạo ngắn hạn, trung hạn và hàng năm về quản lý, pháp lý, marketing, khoa học – kỹ thuật, công nghệ và chuyên môn, nghiệp vụ cho hội viên.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ hoặc Chủ tịch Hiệp hội giao.
8. Khi có đủ điều kiện thì thành lập Trung tâm, trước mắt thành lập Văn phòng Tư vấn, đào tạo, hỗ trợ hội viên tại Văn phòng Hiệp hội theo mô hình của Dự án hỗ trợ phát triển DNNVV cùa Hiệp hội DNNVV Việt Nam.

Điều 6: Tổ chức và chế độ làm việc
1. Ban Tổ chức hội viên có Trưởng Ban, các Phó Trưởng ban và một số thành viên là Ủy viên Ban Chấp hành và hội viên, do Lãnh đạo Ban đề nghị Ban thường vụ quyết định để thực hiện các nhiệm vụ của Ban.
2. Ban Tổ chức hội viên làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Trưởng Ban chủ động xây dựng kế hoạch hoạt động, phân công công việc cho các Phó Trưởng ban và các thành viên trong Ban; đồng thời chủ động phối hợp với văn phòng Hiệp hội và các ban liên quan để thực hiện chương trình công tác đã được Ban Thường vụ thông qua.

Chương III
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
CỦA BAN XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI, ĐỐI NGOẠI VÀ TỪ THIỆN

Điều 7. Chức năng
Tổ chức các hoạt động đối ngoại, quan hệ hợp tác đầu tư và xúc tiến thương mại và các hoạt động từ thiện của Hiệp hội.

Điều 8. Nhiệm vụ
1. Xây dựng kế hoạch chương trình công tác của Ban, trình Ban Thường vụ phê duyệt, tổ chức thực hiện và định kỳ báo cáo kết quả hoạt động của Ban gửi Văn phòng tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ.
2. Tiếp xúc làm việc với các tổ chức, các đối tác trong và ngoài nước… giúp cho Hiệp hội nhận được sự hỗ trợ về vốn, thị trường cũng như khoa học công nghệ.
3.Thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình kinh tế trong nước và thế giới, chủ động tham gia các hoạt động hợp tác kinh tế liên quan đến hoạt động của Hiệp hội để tham mưu, đề xuất các vấn đề về hợp tác kinh tế, chính sách đối ngoại, xúc tiến thương mại có tính chiến lược của Hiệp hội. Phối hợp với các cơ quan bộ, ngành, Trung ương và địa phương giúp cho các doanh nghiệp trong Hiệp hội mở rộng hợp tác kinh tế, tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển hiệu quả và bền vững.
4. Tổ chức các hoạt động từ thiện xã hội để xây dựng hình ảnh đẹp về cộng đồng doanh nghiệp trong tỉnh.
5.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực, Ban Thường vụ và Chủ tịch Hiệp hội giao.

Điều 9. Tổ chức và chế độ làm việc
1. Ban xúc tiến thương mại, đối ngoại và từ thiện có Trưởng Ban, các phó Trưởng ban và một số thành viên là Ủy viên Ban Chấp hành và hội viên, do Ban Thường vụ phân công để thực hiện các nhiệm vụ của Ban.
2. Ban xúc tiến thương mại, đối ngoại và từ thiện làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Trưởng ban chủ động phân công công việc cho các Phó Trưởng ban và các thành viên trong ban; đồng thời chủ động phối hợp với Văn phòng Hiệp hội để thực hiện chương trình công tác đã được Ban Thường vụ Hiệp hội thông qua.

Chương IV
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
CỦA BAN THÔNG TIN TUYỀN TRUYỀN

Điều 10. Chức năng
Tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền thông qua các hoạt động triển lãm, hội chợ, hội thảo, diễn đàn, thăm quan… nhằm quảng bá thương hiệu doanh nghiệp và sản phẩm của các hội viên, tạo điều kiện để các doanh nghiệp hội viên tìm kiếm cơ hội đầu tư, tìm kiếm khách hàng, thị trường và liên doanh, liên kết.
Cung cấp tới các hội viên về chính sách pháp luật của Nhà nước, cơ chế chính sách của tỉnh với các hình thức thích hợp để các doanh nghiệp chấp hành tốt chính sách pháp luật trong sản xuất, kinh doanh.

Điều 11. Nhiệm vụ
1. Xây dựng kế hoạch chương trình công tác của Ban, trình Ban Thường vụ phê duyệt, tổ chức thực hiện và định kỳ báo cáo kết quả hoạt động của Ban gửi Văn phòng tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ.
2. Tiếp xúc làm việc với các tổ chức có liên quan để cập nhật thông tin về kinh tế xã hội và các cơ chế chính sách có liên quan đến doanh nghiệp để phục vụ nhiệm vụ công tác của Ban.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực, Ban Thường vụ và Chủ tịch Hiệp hội giao.

Điều 12. Tổ chức và chế độ làm việc
1. Ban Thông tin tuyên truyền có Trưởng Ban, phó Trưởng ban và một số thành viên là Ủy viên Ban Chấp hành và hội viên, do Ban Thường vụ bố trí để thực hiện các nhiệm vụ của Ban.
2. Ban Thông tin tuyên truyền làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Trưởng ban chủ động điều hành các hoạt động của Ban; đồng thời chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan của Hiệp hội để thực hiện chương trình công tác đã được Ban Thường vụ thông qua.

Chương V
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
CỦA BAN THI ĐUA KHEN THƯỞNG, VĂN HÓA THỂ THAO

Điều 13. Chức năng
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Hiệp hội, phối hợp với các Ban chuyên môn, các Hội doanh nghiệp thành viên, triển khai phát động thi đua khen thưởng hàng năm.
Tổ chức các hoạt động phù hợp để vận động, hướng dẫn, động viên và khuyến khích các doanh nghiệp hội viên đẩy mạnh công tác xây dựng văn hóa doanh nghiệp, văn hóa doanh nhân. Tổ chức các hoạt động văn nghệ, thể thao, giải trí nhằm tạo không khí vui tươi, lành mạnh, tăng cường hiểu biết và đoàn kết giữa các doanh nghiệp hội viên ở trong ngoài tỉnh; giữa các doanh nghiệp với các cơ quan, đơn vị chức năng khác.

Điều 14. Nhiệm vụ
1. Xây dựng chương trình công tác sáu tháng, hàng năm của Ban; đồng thời chủ động tổ chức thực hiện chương trình công tác đã được Ban Thường vụ thông qua.
2. Hàng Quý báo cáo kết quả hoạt động của Ban bằng văn bản về Văn phòng để tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ Hiệp hội.
3. Phối hợp với Văn phòng và các Hội thành viên của Hiệp hội duy trì phong trào thi đua thường xuyên. Tập trung cao vào đợt thi đua chào mừng Ngày doanh nhân Việt Nam 13/10 hàng năm. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập báo cáo thành tích theo biểu mẫu quy định để lựa chọn những đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong hoạt động SXKD và công tác Hội trình Hội đồng thi đua khen thưởng Hiệp hội xét, đề nghị các cấp khen thưởng.
4. Tổ chức các hoạt động văn hóa thể thao nhân các sự kiện lớn của cộng đồng doanh nghiệp để gắn kết các thành viên trong toàn Hiệp hội, nhằm khuyến khích, động viên doanh nghiệp, doanh nhân trong sản xuất kinh doanh. vượt khó vươn lên, không ngừng phát triển sản xuất, kinh doanh, đạt thành tích xuất sắc.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ hoặc Chủ tịch Hiệp hội phân công.

Điều 15. Tổ chức và chế độ làm việc
1. Ban Thi đua khen thưởng, văn hóa thể thao có Trưởng Ban, Phó Trưởng ban và một số thành viên là ủy viên Ban Chấp hành và hội viên, do Lãnh đạo Ban đề nghị và được Ban Thường vụ quyết định để thực hiện các nhiệm vụ của Ban.
2. Ban Thi đua khen thưởng, văn hóa thể thao làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Trưởng Ban chủ động xây dựng chương trình hoạt động và chỉ đạo thực hiện sau khi được Ban Thường vụ thông qua.

Chương VI
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
CỦA BAN KINH TẾ – TÀI CHÍNH

Điều 16. Chức năng
Thực hiện công tác kinh tế và tài chính của Hiệp hội, đảm bảo nguồn thu để xây dựng Quỹ của Hiệp hội ổn định hàng năm, đáp ứng đủ chi phí thường xuyên phục vụ hoạt động của Hiệp hội.

Điều 17. Nhiệm vụ
1. Xây dựng chương trình công tác của Ban từng quý, sáu tháng, năm và chủ động tổ chức thực hiện chương trình công tác đã được Ban Thường vụ thông qua.
2. Hàng tháng báo cáo kết quả hoạt động của Ban bằng văn bản về văn phòng để tổng hợp báo cáo Ban Thường vụ Hiệp hội.
3. Nghiên cứu góp ý về các chính sách phát triển doanh nghiệp, chính sách tín dụng, các nguồn vốn từ Trung ương, từ các ngân hàng và các tổ chức phi chính phủ để hỗ trợ các doanh nghiệp tập hợp các ý kiến của các doanh nghiệp trong chấp hành pháp luật, kiến nghị những khó khăn vướng mắc để tham mưu gửi các cấp các tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp.
4. Phối hợp với Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch quản lý chặt chẽ và sử dụng quỹ của Hiệp hội theo đúng quy định về quản lý tài chính của Hiệp hội.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ hoặc Chủ tịch Hiệp hội phân công.

Điều 18. Tổ chức và chế độ làm việc
1. Ban kinh tế – tài chính có Trưởng Ban, Phó Trưởng ban và một số thành viên là Ủy viên Ban Chấp hành và hội viên, do Lãnh đạo Ban đề nghị và được Ban Thường vụ quyết định để thực hiện các nhiệm vụ của Ban.
2. Ban kinh tế – tài chính làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, Trưởng Ban chủ động trong việc chỉ đạo xây dựng chương trình công tác và phân công công việc cho Phó Trưởng ban và các thành viên trong Ban; đồng thời chủ động phối hợp với các Ban có liên quan để thực hiện chương trình công tác đã được Ban Thường vụ thông qua.

Chương VII
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
CỦA VĂN PHÒNG HIỆP HỘI

Điều 19. Chức năng
1. Văn phòng Hiệp hội có chức năng tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Hiệp hội, thực hiện công việc hành chính của cơ quan Hiệp hội. Thực hiện những nhiệm vụ do Chủ tịch và các Phó Chủ tịch giao; Giúp Chủ tịch và Tổng thư ký theo dõi, điều phối, tổng hợp các hoạt động của Hiệp hội, của các Ban chuyên môn, các Hội cơ sở và các tả chức trực thuộc Hiệp hội.
2. Văn phòng Hiệp hội phối hợp với các Ban chuyên môn thực hiện các công việc khác của Hiệp hội theo sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Hiệp hội.

Điều 20. Nhiệm vụ
1. Thực hiện các công việc hành chính của Hiệp hội: Tiếp nhận, phân loại và báo cáo kịp thời đến Chủ tịch Hiệp hội các loại công văn, tài liệu và các thông tin đến qua điện thoại, fax, email và các phương tiện, hình thức thông tin khác.
2. Soạn thảo các văn bản, tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Ban chấp hành, Ban thường vụ và Thường trực Hiệp hội.
3. Định kỳ hàng tháng, quý tổng hợp kết quả hoạt động của Hiệp hội, các Ban chuyên môn, các Chi hội và các tổ chức trực thuộc để gửi Tổng thư ký lập các báo cáo định kỳ của Hiệp hội.
4. Chủ trì và phối hợp với các Ban chuyên môn thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin đến hội viên, thu thập thông tin về tình hình hoạt động của hội viên, tổng hợp và phối hợp làm tin trên tập san, các cổng thông tin của sở Công thương, ƯBND tỉnh và các cơ quan trung ương liên quan.
5. Phối hợp với các Ban chuyên môn thực hiện các công tác chuyên môn khác của Hiệp hội.
6. Thực hiện công việc kế toán, quỹ theo quy định của Hiệp hội về công tác quản lý tài chính.
7. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả tài sản của Hiệp hội theo quy định của Hiệp hội về công tác quản lý tài sản.
8. Quản lý và sử dụng con dấu của Hiệp hội, quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
9. Chuẩn bị phương tiện, kinh phí và các điều kiện khác để Lãnh đạo Hiệp hội đi chúc mừng hoặc thăm hỏi, phúng viếng các tập thể, cá nhân theo tiêu chuẩn quy định của Hiệp hội.
10. Chuẩn bị đủ các điều kiện cần thiết để Chủ tịch và Lãnh đạo Hiệp hội làm việc và tiếp khách hàng ngày. Thái độ tiếp khách vui vẻ, hòa nhã, lịch sự. Vệ sinh văn phòng sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Chủ tịch Hiệp hội.

Điều 21. Tổ chức, chế độ làm việc, chế độ lương (phụ cấp)
1. Bộ máy của Văn phòng có Chánh Văn phòng, nhân viên văn thư kiêm kế toán, nhân viên văn phòng kiêm công tác kho quỹ và lái xe ô tô con.
2. Văn phòng Hiệp hội làm việc theo chế độ thường xuyên. Chánh Văn phòng và các nhân viên được tuyển dụng làm việc hàng ngày theo quy định hiện hành của Nhà nước đối với các đơn vị hành chính, sự nghiệp.
3. Chánh Văn phòng và các nhân viên Văn phòng được hưởng lương hoặc phụ cấp theo quyết định của Ban thường vụ Hiệp hội.

Chương VIII
CHẾ ĐỘ PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG VÀ CÁC BAN CHUYÊN MÔN

Điều 22. Quy định về trách nhiệm và chế độ làm việc
1. Chánh văn phòng và các Trưởng Ban chuyên môn chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ và Chủ tịch Hiệp hội về những công việc đã được Ban Thường vụ hoặc Chủ tịch Hiệp hội giao cho đơn vị mình.
Các Phó Trưởng ban thực hiện những công việc do Trưởng ban phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng ban về kết quả công việc được giao.
2. Khi có công việc cần phối hợp giữa văn phòng và các Ban chuyên môn hoặc các bộ phận khác của Hiệp hội thì cấp Trưởng các đơn vị báo cáo Chủ tịch hoặc trao đổi với Tổng thư ký, để việc phối hợp được thuận lợi và đạt kết quả tốt.
3. Các Ban chuyên môn và Văn phòng họp triển khai và sơ kết công tác ít nhất mỗi quý một lần.
4. Tổng thư ký kiểm tra nội dung các văn bản của Hiệp hội trước khi trình Chủ tịch ký. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về kỹ thuật và sự bảo mật của văn bản.
5. Văn phòng Hiệp hội là đơn vị thường trực của cơ quan Hiệp hội, sẽ bố trí ít nhất 02 phòng làm việc:
– 01 phòng làm việc của Chủ tịch Hiệp hội.
– 01 phòng làm việc chung của Chánh Văn phòng và nhân viên văn phòng.
Các vị ủy viên Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, Ban Kiểm tra, các Ban chuyên môn và hội viên đến làm việc tại phòng làm việc chung.

Chương IX
THỜI GIỜ LÀM VIỆC, CHẾ ĐỘ PHỤ CẤP,
KHEN THƯỞNG VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 23. Thời gian làm việc
1. Chánh Văn phòng và nhân viên của Văn phòng làm việc thường xuyên theo chế độ làm việc của công chức Nhà nước.
2. Các cán bộ và hội viên khác đến làm việc tại Văn phòng theo yêu cầu của từng công việc hoặc đề nghị của lãnh đạo Hiệp hội.
3. Cơ quan Hiệp hội làm việc 5 ngày/tuần, nghỉ thứ bẩy, chủ nhật và những ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
Nếu do yêu cầu công việc của Hiệp hội cần phải làm việc vào ngày nghỉ thì Chánh Văn phòng báo cáo Chủ tịch Hiệp hội quyết định.

Điều 24. Chế độ phụ cấp và khen thưởng
1. Cán bộ thường trực làm việc thường xuyên tại Văn phòng Hiệp hội hoặc các tổ chức của Hiệp hội, được hưởng phụ cấp lương hàng tháng. Đối tượng được hưởng và mức phụ cấp lương cụ thể do Ban Thường vụ quyết định.
2. Cán bộ và nhân viên làm việc không thường xuyên ở các Ban chuyên môn và các tổ chức trực thuộc Hiệp hội, chưa hưởng phụ cấp lương hàng tháng, nếu có nguồn thu thì được hưởng phụ cấp theo kết quả công việc. Đối tượng và mức phụ cấp do Trưởng Ban đề nghị, Ban Thường vụ quyết định.
3. Tập thể hoặc cá nhân cán bộ, hội viên, thành viên các Ban của Hiệp hội làm việc có thành tích xuất sắc, sẽ được Hiệp hội khen thưởng hoặc đề nghị các cấp có thẩm quyền biểu dương và khen thưởng.

Điều 25. Điều khoản thi hành
1. Ban Thường vụ có trách nhiệm triển khai thực hiện quy chế này đến các tổ chức của Hiệp hội và toàn thể hội viên.
2. Khi cần thiết, việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này được tiến hành theo quy định của Điều lệ Hiệp hội.
Quy chế có hiệu lực thi hành từ ngày Chủ tịch Hiệp hội ký Quyết định ban hành./.